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Informations légales

Accord de traitement des données (DPA)

Dernière mise à jour : 25 octobre 2026

Cet accord encadre le traitement des données personnelles que Replexa réalise pour le compte de ses clients, conformément à l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Il fait partie des conditions générales d'utilisation et s'applique dès la création d'un compte. Une version signée peut être demandée à support@replexa.eu.

1. Parties et rôles

Le client, qui importe dans Replexa des données sur ses prospects et ses contacts, agit comme responsable de traitement. Replexa (voir les mentions légales) agit comme sous-traitant pour ces données. Pour les données du compte du client lui-même (utilisateurs, facturation), Replexa est responsable de traitement, comme l'explique la politique de confidentialité.

2. Objet, durée, nature et finalité du traitement

  • Objet : fournir le service Replexa, c'est-à-dire envoyer des campagnes d'emails de prospection depuis les boîtes du client, lire et centraliser les réponses, les classer et proposer des réponses avec un agent d'intelligence artificielle, gérer une base de connaissances et des intégrations choisies par le client.
  • Durée : celle de l'abonnement, puis jusqu'à l'effacement prévu à l'article 10.
  • Opérations : hébergement, enregistrement, consultation, envoi, classement, analyse par un modèle d'IA, export et effacement.
  • Catégories de données : identité et coordonnées professionnelles (nom, prénom, email, entreprise, fonction, téléphone, adresse du site web), contenu des emails échangés, informations ajoutées par le client (variables, notes, statut), données d'interaction (ouvertures, clics, désinscriptions), documents de la base de connaissances.
  • Personnes concernées : prospects et contacts du client, et les personnes qui lui écrivent en réponse.
  • Le client s'engage à ne pas importer de catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD.

3. Instructions du client

Replexa ne traite ces données que sur instruction documentée du client : les conditions d'utilisation, cet accord, et les réglages et actions du client dans l'application ou par l'API. Replexa informe le client si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou à une autre règle de protection des données. Replexa n'utilise pas ces données pour ses propres finalités et ne s'en sert pas pour entraîner des modèles d'IA.

4. Confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les données pour le compte de Replexa sont soumises à une obligation de confidentialité. L'accès aux données d'un client est limité à ce qui est nécessaire à l'exploitation, à la sécurité et au support demandé par le client.

5. Sécurité

Replexa met en œuvre les mesures prévues à l'article 32 du RGPD, notamment :

  • données hébergées dans l'Union européenne et chiffrées en transit (TLS) et au repos ;
  • mots de passe des boîtes, clés et jetons chiffrés (AES-256-GCM, chaque secret lié à son workspace) ;
  • isolation des données de chaque workspace, contrôlée par l'application et testée automatiquement ;
  • double authentification disponible, et exigible par workspace ;
  • rôles et droits par membre, clés API à droits limités ;
  • journal d'audit des actions sensibles, limites de débit et protection contre les robots ;
  • contenu des emails reçus traité comme une donnée, jamais comme une instruction donnée à l'agent d'IA.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise Replexa à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés dans la politique de confidentialité. Replexa leur impose par contrat des obligations de protection des données équivalentes à celles de cet accord et reste responsable de leur respect. Replexa informe le client par email au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur. Le client peut s'y opposer pour un motif lié à la protection des données ; à défaut d'accord, il peut résilier son abonnement sans frais pour la période restant à courir.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données hors de l'Espace économique européen, le transfert repose sur une décision d'adéquation, notamment le Data Privacy Framework UE–États-Unis pour les prestataires certifiés, ou à défaut sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Le détail figure dans la politique de confidentialité.

8. Aide au client

Replexa aide le client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité). L'application permet déjà de retrouver, modifier, exporter et supprimer un lead, et de bloquer une adresse. Replexa aide aussi le client à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations et d'analyse d'impact (articles 32 à 36 du RGPD), compte tenu des informations dont elle dispose.

9. Violation de données

Replexa notifie au client toute violation de données personnelles le concernant dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, avec les informations disponibles : nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et de données concernées, conséquences probables, mesures prises ou proposées. Il appartient au client, responsable de traitement, de notifier l'autorité de contrôle et, le cas échéant, les personnes concernées.

10. Fin du traitement

Le client peut exporter les données de son workspace à tout moment, au format JSON. À la suppression du workspace par le client, ou à sa demande écrite à support@replexa.eu à la fin de l'abonnement, les données sont effacées de la base de production, puis des copies de sauvegarde sous 30 jours au plus, sauf obligation légale de conservation.

11. Information et audit

Replexa met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord et répond à ses questionnaires de sécurité raisonnables. Le client peut faire réaliser un audit, à ses frais, au plus une fois par an sauf violation de données, avec un préavis de 30 jours, par un auditeur tenu au secret, sans accès aux données des autres clients ni atteinte à la sécurité du service.

12. Obligations du client

Le client garantit disposer d'une base légale pour chaque traitement qu'il confie à Replexa, notamment l'intérêt légitime documenté pour la prospection entre professionnels ou le consentement lorsqu'il est requis, informer les personnes concernées, respecter leurs désinscriptions et oppositions, et n'importer que des données collectées loyalement.

13. Droit applicable

Cet accord est soumis au droit luxembourgeois. Les tribunaux de Luxembourg-Ville sont seuls compétents. En cas de contradiction avec les conditions générales d'utilisation sur la protection des données personnelles, cet accord prévaut.